Les données de vos dossiers

Qui décide et qui intervient ?

Dans le schéma habituel, le centre de formation est responsable du traitement : il détermine les finalités, les informations nécessaires, leur base juridique, les destinataires et les durées. CDB Conseil intervient comme sous-traitant, sur ses instructions documentées.

Si un secrétaire ou assistant indépendant agit lui-même comme sous-traitant du centre, CDB Conseil intervient comme sous-traitant ultérieur. L’autorisation appropriée du centre et la cohérence des contrats doivent être établies avant l’accès aux données. La marque blanche ne dispense pas de documenter cette chaîne.

Les rôles peuvent différer selon les opérations, notamment celles de l’employeur ou du financeur : ils sont précisés dans l’accord, sans présumer que chaque intervenant est sous-traitant. Pour sa propre facturation et ses contacts commerciaux, CDB Conseil agit comme responsable de traitement.

Les données strictement utiles

Le dossier peut contenir les coordonnées professionnelles des contacts, l’identité et la fonction des stagiaires, les informations de session et les éléments administratifs nécessaires. Nous utilisons uniquement les informations prévues dans le périmètre accepté pour préparer les pièces, organiser les relances, relire et livrer le dossier.

Les présences, réponses, résultats, appréciations et signatures proviennent des personnes concernées. Une donnée manquante reste à compléter ; elle n’est pas inventée. Le client informe les personnes et vérifie la licéité de la collecte.

Handicap et informations de santé

Une information d’aménagement peut révéler une donnée de santé. N’envoyez aucun diagnostic, certificat ou questionnaire médical lors de la prise de contact commerciale, y compris par e-mail, ni dans les échanges ordinaires du dossier.

Avant toute transmission, un circuit restreint, un interlocuteur et un canal adapté doivent être convenus avec le référent handicap du centre. Le centre documente la base juridique et, si nécessaire, la condition de l’article 9 du RGPD permettant le traitement. Seules les consignes d’aménagement indispensables sont communiquées aux personnes habilitées, dans un cadre expressément validé. À défaut, ces données restent au centre.

Confidentialité et sécurité

L’accord prévoit des habilitations limitées aux besoins de chaque mission, un engagement de confidentialité, la séparation des dossiers clients, des échanges protégés, la traçabilité des accès utiles et une procédure de gestion des incidents. Les mesures et leurs modalités effectives sont documentées dans son annexe de sécurité avant le démarrage.

Les informations sensibles ne doivent pas figurer dans les journaux techniques ni être transmises aux destinataires ordinaires du dossier. Toute violation de données est signalée au client dans les meilleurs délais, avec les éléments disponibles pour lui permettre de remplir ses obligations.

Hébergement et prestataires

L’hébergement de la vitrine ne permet pas de déduire celui des dossiers clients. Avant toute collecte, l’accord de traitement des données doit préciser les hébergeurs et sous-traitants autorisés, leurs fonctions, les pays des données actives, des sauvegardes et des accès de support ainsi que les éventuelles garanties de transfert.

Aucune localisation exclusive en Europe n’est présumée. Les prestataires et les garanties nécessaires doivent être vérifiés et autorisés avant l’envoi de données. La signature des pièces contractuelles et les dépôts sur les portails des financeurs restent chez le client dans l’offre actuelle.

Conservation, restitution et suppression

Le centre fixe une durée adaptée à ses obligations ; notre service ne constitue pas un archivage légal. La durée de traitement, le format de restitution, le délai de suppression des copies actives et celui d’expiration des sauvegardes doivent être convenus dans l’accord de traitement des données avant toute collecte.

À la fin de la mission, les données sont restituées ou supprimées selon le choix et les instructions du responsable de traitement. Les copies sont supprimées, sauf conservation imposée par la loi, identifiée et limitée. Une confirmation de suppression est fournie selon l’accord.

Exercer vos droits

Pour un dossier de formation, adressez votre demande au centre concerné : il organise la réponse. Une demande reçue par CDB Conseil est transmise au donneur d’ordre compétent ; nous l’assistons dans les limites de nos instructions. Vous pouvez nous joindre à contact@docfacile.fr.

Vous pouvez également consulter la notice relative au site et saisir la CNIL en cas de difficulté.